Archivierung von Unterlagen: Wie erschaffe ich ein gutes Ablagesystem?

Ordnung in seinen Unterlagen zu schaffen ist nicht Jedermanns Sache. Gerade deshalb ist es wichtig, Dokumente nach einem gewissen Ablagesystem zu erschließen. In diesem Artikel bekommen Sie Tipps, wie Sie vorgehen können.

Ein Mann sitzt am Schreibtisch, neben sich ein Stapel Aktenordner.

Foto:

Andrey Popov / Adobe Stock

Das Wichtigste in Kürze:

Ein Ordnungsprinzip ist wichtig, um später relevante Unterlagen besser wiederzufinden.
Legen Sie dafür eine bestimmte Ablagestruktur fest und versehen Sie Dokumente mit klaren Kurzbeschreibungen.
Besonders Fotos und Filme brauchen viel Speicherplatz. Misten Sie deshalb vor allem in diesem Bereich regelmäßig aus und löschen Dateien.

Warum ist eine gewisse Ordnung wichtig?

So wie Dokumente mit der Zeit verblassen, so ist es auch mit der persönlichen Erinnerung. Daher sollten Sie Unterlagen oder Fotos erschließen, also in eine bestimmte Ordnung bringen, damit Sie sie später wiederfinden. Versehen Sie deshalb Dokumente und Bilder mit aussagekräftigen Kurzbeschreibungen.

Ein schlüssiges Ablagesystem einzurichten, hat 2 weitere Vorteile:

Sie erkennen künftig leichter, was Sie entsorgen können.
Ihre Angehörigen finden sich im Nachlass leichter zurecht.

Welche Struktur eignet sich für meine Ablage?

Wenn feststeht, welche digitalen Dokumente Sie behalten möchten, sollten Sie sie erschließen. Das heißt, Sie sollten eine bestimmte Struktur schaffen, in der Sie die Dokumente ablegen. Achtung: Je komplizierter die Struktur und die Beschreibungen sind, desto schwieriger wird die Suche. Halten Sie daher beides möglichst einfach.

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Unterlagen zu ordnen und abzulegen:

Nach persönlichen Lebensbereichen wie etwa Berufliches, Hobby und Freizeit, Banken und Versicherungen oder Familiäres.
Nach Jahrgängen. Dann fassen Sie alle Unterlagen eines Jahrgangs zusammen.
Nach Unterlagenarten, zum Beispiel schriftliche Dokumente, Textdateien, Fotos oder Videos.
Nach Herkunft oder Ersteller. Hierbei legen Sie alle Unterlagen zusammen, die zu bestimmten Institutionen gehören wie etwa Bank X, Onlineversand Y, Reisebüro Z oder bestimmten Personen.

Vor allem analoge Unterlagen können Sie auf zweierlei Weise ablegen:

Nach dem Prinzip der "kaufmännischen Heftung". Dabei liegen die aktuellsten Unterlagen obenauf, die älteren Schriftstücke weiter hinten im Ordner.
Nach dem Prinzip der "Amtsheftung". Hier ist es genau umgekehrt. Die neuesten Schriftstücke werden hinten abgeheftet, das älteste liegt obenauf zu Beginn des Ordners.

Hilfreich ist auch eine Gesamtübersicht. Hierfür erstellen Sie eine Gliederung und fassen Sie sie in einem separaten Dokument zusammen.

Wie sortiere ich am besten meine digitalen Unterlagen?

Um vor allem im digitalen Bereich Ordnung zu halten, sollten Sie ein stufenweises Ablagesystem festlegen. Dabei legen Sie am besten zunächst einen Großbereich an und darunter immer kleinere dazugehörige Teilbereiche.

Ein Beispiel:

1.   Legen Sie zunächst auf Ihrem PC einen Ordner zum Thema "Arbeit" an.
2.   Als ersten Unterordner legen Sie "Arbeitgeber X" an, darunter zum Beispiel den Ordner "Gehaltsabrechnungen". In diesem legen Sie die Dokumente "Gehaltsabrechnung März 2023" und "Gehaltsabrechnung April 2023" ab.
3.   Ein weiterer Unterordner könnte "Vertragliches" sein. Hierin legen Sie beispielsweise das Dokument "Arbeitsvertrag" ab.

Nach dem gleichen Prinzip verfahren Sie mit "Arbeitgeber Y" oder "Arbeitgeber Z".

Achten Sie darauf, dass Sie nicht zu viele Unterordner bilden. Sonst wird es leicht unübersichtlich.

Was muss beachten, wenn ich digitale Unterlagen benenne?

Bei der Kurzbeschreibung sind 2 Dinge entscheidend:

Sie sollte den wesentlichen Inhalt des Ordners oder Dokuments wiedergeben.
Der Entstehungszeitpunkt sollte sichtbar sein - entweder anhand der einzelnen Dokumente oder anhand des übergeordneten Ordners

Wenn Sie Fotos benennen, orientieren Sie sich am besten an diesen Kriterien:

Wann wurde das Foto aufgenommen?
Wo wurde es aufgenommen?
Wer oder was ist zu sehen?
Wer hat es geschossen?

Tipp: Vermeiden Sie Sonderzeichen wie "/" oder "+" sowie Umlaute, Punkte und Leerzeichen. Verwenden Sie für Dateinamen und Ordner möglichst Unterstriche. Auf diese Weise können Sie Dateien fehler- und verlustfrei auf andere Datenträger und Speichermedien überspielen.

Fotos und Filme: Misten Sie regelmäßig aus

Gerade digitale Fotos und Videos nehmen viel Speicherplatz ein. Deshalb sollten Sie Dateien generell in regelmäßigen Abständen aussortieren.

So können Sie dabei vorgehen:

Löschen Sie am besten direkt nach dem Fotografieren doppelte oder verwackelte Bilder und Fehlschüsse.
Wählen Sie zeitnah, idealerweise am Ende des Tages, aus mehreren Bildern mit dem gleichen Motiv ein oder zwei aus.
Wenn Sie mehr als 100 Bilder pro Monat machen, schauen Sie sie einmal im Monat durch und löschen Sie die, die Sie nicht mehr brauchen.
Wenn Sie weniger als 100 Fotos im Monat schießen, reicht es, wenn Sie die Bilder einmal im Jahr sichten.

Machen Sie viele Bilder und Videos und möchten den Überblick bewahren? Es gibt spezielle Programme, die Sie unter Bezeichnungen wie Bildverwaltungssoftware finden können. Diese helfen beim Ausmisten, Sortieren und Verschlagworten. Teils können Sie damit auch Dateinamen und Ordnerstrukturen auf Ihrem Datenträger schreiben lassen, was langfristig sicherer ist als sich darauf zu verlassen, dass die entsprechende Software auch in vielen Jahren noch existiert und Sie Ihre Bildbibliotheken damit betrachten können.

Sollte ich E-Mails oder Chatverläufe aufbewahren?

Für eine gewisse Zeit sollten Sie E-Mail- oder Chatverläufe nicht löschen, vor allem, wenn es darin um noch offene Sachverhalte geht. Speichern Sie besonders wichtige E-Mails als PDF/A mit den dazugehörigen Metadaten, also mit Angaben, wer an wen zu welchem Zeitpunkt geschrieben hat.

Wenn Sie Microsoft Outlook nutzen, können Sie E-Mail-Konten als PST-Datei speichern. Fraglich ist allerdings, ob diese Formate noch in 50 Jahren gelesen werden können. Andere E-Mail-Programme haben oft ähnliche Funktionen zum Archivieren des E-Mail-Verkehrs.

Chatverläufe und Daten zu Social Media-Konten können Sie meist herunterladen. Wenn Sie in den sozialen Medien sehr aktiv sind, laden Sie Verläufe am besten monatlich herunter. Idealerweise nutzen Sie dafür ein gängiges Format wie HTML oder XML. Löschen Sie Social Media-Konten, die Sie nicht mehr nutzen.

Was geschieht im Todesfall mit meinen digitalen Daten?

Im Todesfall gehen Verträge auf die Erben über. Deshalb sollten Sie sie solche, die nur digital vorliegen, wie etwa Handyverträge, und zugehörige Belege auf Ihren Rechner herunterladen und entsprechend den Vorschlägen für analoge Unterlagen aufbewahren. Das macht es den Erben leichter, den Nachlass zu regeln.

Während in der analogen Welt, selbst bei unzureichender Ordnung Dokumente meist recht schnell ermittelt werden, gibt es bei digitalen Unterlagen oft größere Probleme. Erben benötigen nicht nur Zugang zu den Speichermedien und Endgeräten, sondern vor allem auch die Passwörter, um den digitalen Nachlass zu regeln. Die Verbraucherzentralen stellen hierzu Musterlisten für die Account-Zugänge sowie für eine Vollmacht zur Verfügung.

Mehr zum Thema Aufbewahrung und Archivierung erfahren Sie im verlinkten PDF von Bernhard Homa (Niedersächsisches Landesarchiv) und Christian Schlöder (Sächsisches Staatsarchiv).